Assistant Administration de Département d'Enseignement et de Recherche H/F - 35

Activités principales

Gestion administrative de département

o Assurer des activités de secrétariat standard : information des usagers, communications par courriel, diffusion d'informations, archivage...

o Assurer la gestion administrative des dossiers de recrutement des enseignants vacataires, récolter et saisir les heures d'enseignement via l'application de gestion dédiée

o Assurer la gestion administrative des dossiers de candidatures des étudiants

o Assurer l'organisation et le secrétariat des réunions

o Alimenter et tenir à jour les bases de données nécessaires à la gestion administrative

Suivi pédagogique de département

o Planifier et organiser la mise en place des cours et leurs modifications en lien avec les responsables des formations via l'application de gestion dédiée

o Préparer les réunions des équipes pédagogiques (conseil de perfectionnement, jury...) et en rédiger les comptes-rendus

o S'assurer de la mise à jour des contenus pédagogiques des maquettes d'enseignement

o Suivre l'assiduité des étudiants et des stagiaires, et alerter si besoin

o Contribuer au suivi des conventions de stage (rédaction...)

o Participer à l'organisation des examens en collaboration avec les responsables de formation conformément aux modalités de contrôle des connaissances : élaboration du calendrier, réception et mise en oeuvre de la reproduction des sujets

o Contribuer au suivi des maquettes de formation en collaboration avec le Pôle Admissions et Formation, solliciter les fichiers de notes auprès des enseignants, assurer les relances.

Gestion financière et logistique de département

o Assurer l'engagement et le suivi des dépenses (demandes d'achat, bons de commandes...)

o Suivre la disponibilité des crédits sur les centres financiers et analyser les dépenses

o Préparer et réserver les missions des personnels, invités et élèves

o Gérer les demandes logistiques auprès des services concernés