Secrétaire - Assistant de Gestion H/F - 35

L'assistant de gestion, directement rattaché à la responsable de l'état-major, réalise des travaux de gestion administrative courante des agents de la délégation et des actions d'organisation quotidienne du travail en lien avec une autre assistante de gestion:

1. Missions de secrétariat:

- Accueil physique et téléphonique de la délégation en veillant à garantir un service de qualité (accessibilité, conditions d'attente et convivialité). Cette mission implique, le cas échéant, la remise de badges pour permettre aux visiteurs de circuler dans les locaux;
- Gestion administrative courante: numérisation, nommage des documents, archivage numérique et papier, rédaction de documents, création de procédures, passage de commandes pour le compte des agents de toute la délégation;
- Traitement du courrier: courrier entrant, courrier sortant et envoi/ réception de colis;
- Mise à jour régulière et transmission du kit du nouvel arrivant (annuaire, organigrammes, qui fait quoi);
- Réservation et mise en place des salles de réunion avec, le cas échéant, la préparation de chevalets et de dossiers;
- Gestion des demandes et incidents sur le logiciel TID;
- Gestion du parc de téléphonie mobile (demandes et incidents);
- Gestion des déplacements des agents de l'ensemble de la délégation (ordres de mission et états de frais); Cette tâche implique également, en chaque fin d'année, la mise à jour des ordres de mission permanents et des autorisations de conduire.
- Gestion des fournitures administratives;
- Saisie et suivi des demandes d'achat en lien avec plusieurs agents de l'état-major;
- Constatation des services faits en lien avec plusieurs agents de l'état-major;
- Recensement des matériels en stock ;
- Réceptions de livraisons de matériels et distribution aux services demandeurs;
- Mise en place et suivi de tableaux de bord pour la délégation (tableaux notamment d'ordre budgétaire);
- Participer aux réunions de l'état-major et y rendre compte des dossiers suivis en propre.

2. Missions d'archivage

- Organisation et classement des archives;
- Alimentation d'une base de données existante;
- Destruction des documents ayant dépassé la date d'archivage légale.

Conformément à la circulaire du secrétaire général en date du 9 février 2018 relative au pilotage des DIR SG, «cette organisation initiale est susceptible d'évoluer ultérieurement avec la montée en compétence».