Assistant de Direction - Mairie de Melesse H/F - 35

Située à 12km au Nord de Rennes, membre de la Communauté de Communes du Val d'Ille Aubigné et inscrite dans le dispositif Petites Villes de Demain, Melesse est une commune connaissant une forte dynamique démographique.
Reconnue pour la qualité de son cadre de vie, Melesse déploie un service de proximité sur l'ensemble de son territoire et recherche un(e) assistant(e) pour sa direction générale.
Missions principales : assister Monsieur le Maire, la Directrice Générale des Services (DGS) et être garant du bon fonctionnement de la Direction Générale en termes de coordination.

Sous l'autorité de la DGS et en étroite collaboration avec Monsieur le Maire, vous serez chargé(e) de leur apporter une aide en termes de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers. Vous assurerez l'interface avec les élus, la DGS, le Comité de Direction et les différents partenaires extérieurs. Vous favorisez le traitement et la circulation des informations.

- Organiser les bureaux, les conseils municipaux et assister les services dans l'organisation des commissions municipales,
- Assister aux conseils municipaux pour rédiger le procès-verbal (le mercredi soir à 20h),
- Tenir les registres municipaux (délibérations, arrêtés ...) et recueillir les actes administratifs,
- Assurer le secrétariat du service : gestion des agendas, préparation des réunions (dossiers, convocations, courriers et réservation et préparation des salles...), courriers, diaporama...,
- Assistance et conseil aux élus,
- Gestion administrative du Conseil des Sages et secrétariat des membres,
- Assurer le suivi des demandes et courriers des services institutionnels, des partenaires et des habitants, à destination de la Direction Générale,
- Tenir à jour le classement du service, la mise à jour de bases de données et de fichiers ainsi que l'archivage,
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités et jouer un rôle d'alerte (connaissance des dossiers),
- Rédiger des procédures internes afin de gagner en efficacité, en simplicité et en fluidité. Mise en place de la centralisation et le suivi des notes de services,
- Accueillir les personnes téléphoniquement et physiquement.