Adjoint Administratif en Unité Éducative - Uemo Rennes Sud H/F - 35

Composition et effectifs du service

Le service est composé de trois unités situées à Rennes sur le même site. Chacune d'elle est dirigée par un responsable d'unité éducative sous l'autorité du directeur de service. Chaque unité est constituée d'une équipe pluridisciplinaire : éducateurs, assistantes sociales, psychologues.
Votre hiérarchie

N+1 : le/la responsable d'unité éducative

N+2 : le/la directeur(rice) de service
Vos interlocuteurs métiers

L'adjoint administratif est placé sous l'autorité du directeur de service. Le pôle secrétariat est composé d'un secrétaire administratif et de deux adjoints administratifs.En tant qu'adjoint(e) administratif(ve) en unité éducative, vous apporterez une assistance continue au/à la responsable d'unité éducative (RUE) et au/à la directeur(rice) de service en matière d'organisation, de gestion, d'information, de communication et de suivi des dossiers.

Accueil du public

- Assurer l'accueil téléphonique et l'information des jeunes, de leur famille, des magistrats prescripteurs, des partenaires

- Accueillir les jeunes et leur famille qui viennent à l'unité sur rendez-vous ou spontanément, ainsi que les partenaires

- Renseigner l'application PARCOURS

Gestion du secrétariat

- Enregistrer le courrier (postal et électronique) et en assurer le suivi

- Transmettre les informations aux professionnels, notamment lors de réunions institutionnelles

- Créer les dossiers jeunes

- Mettre en page et transmettre les documents administratifs aux services compétents et les classer aux dossiers

- Organiser la documentation, la diffusion et l'archivage des documents et des dossiers de l'unité

Gestion des aspects logistiques de l'unité

- Editer des listes d'activité, de suivi, de décisions, de tableaux de gestion à la demande du/de la RUE

- En lien avec le/la supérieur(e) hiérarchique, gérer les stocks et saisir les expressions de besoin via « CHORUS formulaire » pour l'unité éducative

- Alimenter l'outil local de gestion du suivi des autorisations d'engagement

- Le cas échéant, tenir la sous régie sur proposition de l'autorité hiérarchique

- Assurer le cas échéant le rôle Assistant Chorus DT

Gestion de proximité dans différents domaines des ressources humaines

Transmettre les documents à la direction interrégionale après validation par le/la directeur(rice) de service ou le/la RUE