Pref35 - Chef du Pôle «Secrétariat Particulier» H/F - 35

RIFSEEP: 1
Fondements juridiques: Le poste est ouvert aux contractuels sur le fondement 2° de l'article L.332-2 du code général de la fonction publique.
Personnes à contacter:

La cheffe de Cabinet: ****@****.**
Le directeur de cabinet: ****@****.**
Vos activités principales
Placé sous l'autorité conjointe du préfet, du directeur de cabinet et de la cheffe de cabinet, le titulaire du poste:
1 - En binôme avec une seconde assistante, assure le secrétariat du préfet :
- Accueil physique et téléphonique, filtrage des communications,
- Administration de la messagerie fonctionnelle du secrétariat du préfet,
- Gestion de l'agenda du préfet: planification, organisation et suivi des réunions; organisation des déplacements, réservations train et hôtel avec AMEX via CHORUS DT, réponses aux invitations
- Suivi du courrier réservé du préfet et diffusion d'orientations aux services attributaires,
- Prise de note, rédaction de courriers administratifs et constitution des dossiers administratifs (synthèse de documents),
- Suivi des parapheurs à la signature ou au visa du préfet,
- Préparation des réponses à la correspondance personnelle du préfet: félicitations, remerciements, voeux....
- Coordination, avec le personnel de résidence, de l'organisation des déjeuners et réceptions présidés par le préfet: élaboration et envoi d'invitations, recueil des réponses, élaboration de plans de table.

2 - organise et coordonne le fonctionnement et l'activité du pôle «Secrétariat particulier »:
- Suivi de l'agenda du directeur de cabinet,
- Préparation de dossiers, réunions ou événements ponctuels,
- Organisation matérielle des audiences adressées au préfet, notamment dans le cadre de visites officielles,
- Organisation d'audioconférences et de visioconférences,
- Rédaction des déclarations d'absence du Préfet et des arrêtés de suppléance zonale, régionale et départementale,
- Gestion des permanences et des congés des membres du corps préfectoral,
- Suivi des notes hebdomadaires de permanence,
- Gestion des stocks de fournitures et de cadeaux de représentation (y compris médailles de la préfecture),
- Gravure des médailles (hors distinctions honorifiques).

3 - met en oeuvre les moyens nécessaires pour garantir la fiabilité, la qualité et les délais de traitement des affaires relevant du pôle

4 - assure l'encadrement des agents du pôle et garantit le suivi administratif de leur carrière.