Assistant Administrative H/F - Foyer de Vie Andre Breton

Environnement :
L'association PEP Brétill'Armor oeuvre dans le champ de l'économie sociale et solidaire et intervient dans 3 secteurs d'activité (le médico-social, la protection de l'enfance, les politiques éducatives, vacances, loisirs, culture). L'association compte plus de 600 salariés et gère une trentaine d'établissements et services répartis sur les départements des Côtes d'Armor et d'Ille-et-Vilaine.
Le secteur adulte sensoriel spécialisé dans l'accompagnement des personnes déficientes visuelles comprend :
Un foyer de vie de 15 places et 1 place d'AJ à Betton
https://www.pepbretillarmor.org/foyer-de-vie-andre-breton-betton/
Un SAVS de 35 places à Rennes
https://www.pepbretillarmor.org/savs-angele-vannier-rennes/
Des habitats regroupés
https://www.pepbretillarmor.org/secteur-adulte/habitats-regroupes-limperial/Définition de la fonction :
Au sein du secteur adulte sensoriel, un binôme administratif (une assistante de direction et une assistante administrative) joue un rôle clé en assurant le bon fonctionnement administratif des services, en soutenant la direction et en facilitant le travail des équipes pluridisciplinaires. Nous sommes actuellement en déploiement d'un nouveau Dossier Usager Informatisé Ogyris et parallèlement en préparation des évaluations de la Haute Autorité de Santé qui auront lieu entre septembre et décembre 2026. Dans ce contexte nous recherchons un(e) assistant(e) administrative polyvalent(e) pour pouvoir intervenir en renfort ou en complément sur les missions de l'un ou l'autre des postes et selon l'avancement des mises en oeuvre et des besoins des services.

Mission :
1. Gestion administrative générale
- Ouverture, traitement et transmission du courrier.
- Gestion des boîtes mails d'accueil et diffusion des informations.
- Expédition du courrier pour l'ensemble des professionnels et de la direction.
- Archivage administratif et comptable.
2. Comptabilité - Finances
- Rapprochement commandes, factures et bons de livraison.
- Gestion et suivi des devis et factures (bâtiment, entretiens, activités usagers).
- Encaissement des chèques.
- Gestion des caisses (usagers, foyer, sorties).
3. Ressources humaines
- Administration du personnel : contrats, avenants, fins de contrat.
- Suivi des arrêts maladie et accidents de travail.
- Saisie et suivi des EVP (éléments variables de paie).
- Suivi santé au travail.
- Suivi des congés, absences et droits à congés.
4. Suivi usagers et activité
- Gestion et mise à jour des dossiers usagers.
- Déclarations d'accidents (usagers, véhicules, sinistres).
- Suivi de l'activité : facturation, Trajectoire, MDPH, OGYRIS.
5. Instances et organisation institutionnelle
- Organisation des journées institutionnelles et événements.
- CVS : préparation, organisation et suivi.
- Envoi et archivage des PV CSE et CSSCT.
6. Gestion quotidienne et logistique
- Accueil téléphonique et physique.
- Gestion des stocks, fournitures et commandes.
- Suivi du parc automobile.
- Affichages obligatoires.

Experience: 3 An(s)

Compétences: Accueillir, orienter, renseigner un public,Maîtrise informatique: Pack Office, Octime, Ogyris,Permis B

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Hébergement social pour handicapés physiques

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).

• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique
• Gestion du personnel