Assistant Services à la Population H/F - Mairie

La commune de Montgermont (3 907 habitants) recrute un(e) assistante au service population.
Rattaché(e) au responsable du service population, vous aurez pour mission principale d'accueillir, d'orienter et de renseigner le public.
Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers

- Formalités administratives
- Instruction des dossiers de tarification sociale KORRIGO et carte SORTIR
- Recensement militaire
- Attestation d'accueil des étrangers
-Constituer les dossiers liés à l'état civil
- Instruction et constitution des actes d'Etat civil
- PACS (enregistrement, conclusion et suivi)
- Gestion du suivi des actes et du transfert
- Assure la tenue administrative des actes et des registres
-Gérer des réservations des salles
- Instruction et suivi des demandes
- Préparation de la commission de coordination

Gérer le Cimetière communal :
- Suivi des dossiers
- Gestion des concessions
- Accueillir et renseigner les usagers et les professionnels

Compétences
- connaître les instances et les processus de décision de la collectivité
- connaître et respecter les procédures administratives
- Accueillir le public et favoriser l'expression de la demande
- Renseigner ou orienter vers les personnes et services compétents
- Prendre des messages
- S'exprimer clairement et reformuler les demandes
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous
- Gérer les situations de stress et réguler les tensions
- Réagir avec pertinence aux situations d'urgence
- Conserver neutralité et objectivité face aux situations
- S'adapter aux publics de cultures différentes qualités
- Disposer de qualités relationnelles (Relations directes et permanentes avec la population et les organismes publics).
- Avoir le goût pour le contact et l'accueil du public
- Rigueur et organisation
- Discrétion et respect de la confidentialité
- Sens du service public
- être capable de gérer des dossiers très variés

Profil :
- Formation dans le domaine de l'accueil en collectivité territoriale
- Expérience similaire demandée
- Connaitre l'organisation et les compétences des collectivités territoriales
- Maîtriser le fonctionnement d'un standard téléphonique
- Connaitre la législation en matière d'état civil, de funéraire et des élections
- Connaitre et respecter les procédures administratives
- Maitriser l'informatique : Internet, bureautique, logiciels métiers
- Maîtriser les logiciels métiers Berger Levrault

Modalités de recrutement et informations complémentaires :
Ce poste est proposé dans le cadre d'un contrat à durée déterminée de 1 mois renouvelable, dans le cadre du remplacement d'un agent indisponible.

Horaire :
Mardi 9h-12h et 13h30-18h
Mercredi 9h-12h
Jeudi 9h-12h 13h30-18h
Vendredi 9h-12h et 13h30-18h
1 samedi sur 3 10h-12h

Les personnes intéressées doivent postuler en envoyant leur candidature avant le 20 mai 2026

Experience: 2 An(s)

Compétences: Accueillir, orienter, renseigner un public,Assurer un accueil téléphonique,Identifier, traiter une demande client,Faciliter la résolution de questions et démarches administratives,Fournir des informations générales sur l'entreprise,Gérer des situations de crise ou d'urgence,Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants,Maintenir une communication claire et professionnelle,Maintenir un environnement de travail propre et organisé,Rédiger des messages et des emails professionnels,Relayer de l'information

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.

• Accueil de la clientèle
• Capacité d'écoute
• Permanence téléphonique