Assistant Services à la Population - Mairie de Iffendic H/F - Communes

Doté(e) de compétences spécifiques aux domaines de compétences communales décrites dans l'ensemble de l'annonce ci-dessous, l'assistant(e) de service à la population accueille, oriente et renseigne le public sur les différentes démarches, à l'accueil de la mairie, l'agence postale communale et la cellule des titres sécurisés. Merci de bien lire l'intégralité de l'annonce et de vous assurer que vous répondez aux compétences recherchées.

1) Assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public et orienter selon la demande :
- Renseigner le public sur place ou par téléphone
- Recevoir, filtrer et orienter les appels
- Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
- Noter et transmettre les messages aux différents services en récoltant les informations : identité, cordonnées et objet de la sollicitation.
-Afficher et diffuser l'information
-Gérer la réservation et tenir le planning des salles et du matériel de la collectivité

2) Constituer les dossiers liés à l'état civil (naissance, mariage, PACS, décès, changement de nom et de prénom) et aux formalités administratives telles que les recensements militaires, attestations d'accueils, demandes et délivrance des titres sécurisés, inscriptions sur les listes électorales...)

3) Traiter le courrier :
- Imprimer et regrouper les courriers arrivés par mail, par voie postale ou en direct
- Etablir le tableau récapitulatif des courriers arrivés
- Transmettre au Maire puis à la DG
- Ventiler le courrier selon les indications
- Gérer le départ des courriers : réception par les services, enregistrement, mise sous pli, affranchissement et expédition

4) -Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs

5) Assurer des tâches administratives pour la commune en fonction des besoins

5) Missions spécifiques: agence postale et titres sécurisés :
-Traiter la demande de titres sécurisés
-Assurer la remise des titres sécurisés
-Gestion en autonomie de l'agence postale communale 1 fois par semaine ainsi que lors des remplacements de congés

FORMATION
- Formation dans le domaine de l'accueil en collectivité territoriale
- Expérience en collectivité demandée

CONNAISSANCES:
- Maîtriser les logiciels métiers Berger Levrault, B2O et RDV 360
- Maîtriser les logiciels informatiques word, excel, outlook
- Maîtriser le fonctionnement d'un standard téléphonique
- Accueillir le public et favoriser l'expression de la demande
- Renseigner ou orienter vers les personnes et services compétents
- Prendre des messages
- S'exprimer clairement et reformuler les demandes
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous
- Gérer les situations de stress et réguler les tensions
- Réagir avec pertinence aux situations d'urgence
- Conserver neutralité et objectivité face aux situations
- S'adapter aux publics de cultures différentes
- Adapter son intervention aux différents publics
- Réguler l'entrée et surveiller les accès
- Faire respecter et faire appliquer les règles et consignes de sécurité liées à un équipement, un matériel, un lieu, une activité
- Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
- Présenter des documents d'information et de communication
- Gérer un planning de réservation
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
- Aider à rédiger des documents administratifs
- Diffuser des informations ou des documents par voie d'affichage ou au sein des services
- Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations

COMPÉTENCES:
- Etat civil (naissance, mariage, PACS, décès et changement de nom et de prénom)
- Organisation des services d'une collectivité
- Organismes extérieurs en relation avec une collectivité
- Directives et procédures de transmission et d'instruction des demandes
- Techniques et outils de communication
- Techniques de secrétariat (dactylographie, prise de notes, ...)
- Techniques de classement de documents
- Techniques de recherche d'information
- Techniques de gestion de planning
- Maîtrise d'un équipement à affranchir, à imprimer et à photocopier

CONDITIONS D'EXERCICE :
- Travail en bureau (guichet d'accueil) sur ordinateur et téléphone
- Sens du service public
- Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve
- Sens du service public
- Grande disponibilité notamment lors des scrutins électoraux
- Gestion simultanée de différents dossiers

• Outlook
• Accueil de la clientèle
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique
• Prise de note