Assistant de Formation - Gestionnaire de Scolarité et de Stage H/F - Institut Agro

Objectifs du poste
Assurer la gestion administrative et pédagogique de la formation L2 Ingénieur en agroalimentaire en double diplôme avec l'IEP
Assurer un appui au recrutement des étudiants en L1 Ingénieur en agroalimentaire
Assurer la gestion des stages L1 et M2 Ingénieur en agroalimentaire.
Missions
Inscription administrative des étudiants de L2 Ingénieur en agroalimentaire
Préparer et mettre en oeuvre les procédures d'inscription administrative en lien avec l'outil de gestion de la scolarité.
Répondre aux demandes d'information (accueil, mail ou téléphone).
Vérifier la complétude des dossiers d'inscription et de réinscription des étudiants.
Assurer le suivi partagé de la boîte mail fonctionnelle « inscription » entre gestionnaires de scolarité.
Pendant les périodes de congés, assurer la continuité du suivi des inscriptions administratives de l'ensemble des cursus (par campus).
Préparer et assurer la rentrée administrative : remise des cartes d'étudiant et badges d'accès aux locaux le cas échéant.
Etablir les tableaux de suivi des effectifs et les listes de promotion.
Contribuer aux demandes de statistiques.

Gestion administrative et pédagogique de la formation L2 Ingénieur en agroalimentaire en double diplôme avec l'IEP, en lien avec la responsable de formation
Elaborer la maquette et assurer l'inscription pédagogique des étudiants dans l'outil de gestion de la scolarité.
Assurer la mise à jour du livret de formation.
Réaliser les emplois du temps semestriels et hebdomadaires, en lien avec le cursus apprentissage, et suivre quotidiennement les enseignements (gestion des salles, diffusion des documents, TD, visites...).
Assurer la gestion des vacations (enseignement) en lien avec le Pôle administratif et budgétaire : saisir les demandes de contrats de vacation et attester du service fait à la DRH, prendre en charge les déplacements des vacataires (ordre de mission, états de frais de déplacement).
Organiser les évaluations et examens de première et deuxième session et gérer les surveillances des examens en coordination avec l'ensemble de l'équipe pédagogique.
Saisir les notes dans l'outil de gestion de la scolarité, éditer les relevés de notes et réaliser des bilans annuels pour le Conseil de spécialité de juillet traitant des passages en année supérieure.
Suivre le parcours de chaque étudiant intégrant toutes les activités pédagogiques.
Répondre aux demandes d'information (accueil, mail ou téléphone).
Accompagner et orienter les étudiants rencontrant des difficultés.
Contribuer aux demandes de statistiques.

VOIR LA SUITE DES MISSIONS SUR NOTRE SITE CARRIERE
https://institut-agro.recrutement-talents.fr/

Compétences
Connaître les formations de l'établissement et le fonctionnement de l'enseignement supérieur
Elaborer, planifier et gérer les emplois du temps
Gérer le planning d'occupation des locaux
Exprimer les besoins en vacations
Participer au bon déroulement des activités pédagogiques
Réaliser des tâches administratives (rédaction de comptes-rendus, courriers, classement...)
Suivre une promotion d'étudiants, de leur inscription au Conseil de spécialité de fin d'année
Suivre une promotion d'étudiants en amont et aval de leur départ en stage
Être à l'aise dans l'utilisation des applications en lien avec les outils de gestion de la scolarité
Savoir extraire et mettre en forme des informations d'une base de données

Savoir-faire
Travail en équipe
Capacité de synthèse
Capacité d'analyse
Animation d'équipe
Expression écrite
Expression orale
Techniques spécifiques : maîtrise Word, Excel, Pégase, Celcat

Savoir-être
Sens des relations humaines
Capacité d'adaptation
Autonomie
Rigueur dans l'exécution des tâches
Capacité d'initiative
Réactivité
Discrétion

• Management d'équipe