Chef·Fe du Bureau des Affaires Générales - Bag - Disp GO - Aae H/F - Direction de l'administration pénitentiaire - DISP RENNES

Moyens mis à votre disposition (matériel, logiciels spécifiques, véhicules...) : à voir avec le département

Composition et effectifs du service : Un chef de service, trois adjointes administratives, un vaguemestre, un chauffeur, un agent chargé de maintenance et logistique et un agent d'accueil

Votre hiérarchie : La Cheffe de Cabinet

Vos interlocuteurs métiers : Tous les acteurs de la vie pénitentiaire de la structure et des politiques d'insertion, la Direction Interrégionale Grand Ouest.

Le Chef du BAG gère, en lien avec ses personnels, la logistique du siège de la Direction Interrégionale et le bon fonctionnement organisationnel et matériel de ses différents services :

• Gestion du courrier arrivée et départ, gestion de l'information générale auprès des personnels du siège DI
• Classement et archivage des documents arrivants et des documents produits - référent de la gestion des archives du siège DI - Gestion Électronique des Documents (GED)
• Accès au domaine pénitentiaire, partagé avec le centre pénitentiaire des femmes de Rennes, et aux bâtiments de la DI
• Gestion, réservation et utilisation du parc de véhicules et des salles de réunion
• Accueil des nouveaux agents arrivants
• Suivi de la prestation ménage des locaux, entretien des espaces verts et petit entretien/maintenance des bâtiments et matériels - commande de petits matériels, travaux menés sur les bâtiments du siège DI
• Gestion du budget du BAG, commande de mobiliers
• Organisation des conseils d'évaluation

Le Chef du BAG veille donc à la bonne organisation administrative et logistique, et adapte celle-ci en permanence.

Le BAG est au service de la Direction du siège. En lien avec le Chef de cabinet, il assure :

• Gestion de l'agenda du DI, de ses rendez-vous, de ses déplacements, rédaction et envoi des comptes-rendus de certaines réunions
• Préparation et organisation des déplacements d'autorités (ministre, DAP...)
• Organisation matérielle des réunions de Chefs d'Établissement et de Directeurs de SPIP, mise en place de visioconférences...
• Accueil, planning et logistique de la plupart des réunions internes et externes, comité de direction, copil...
• Suivi et gestion des annuaires (en interne et pour diffusion en externe)
• Gestion des astreintes du siège de la direction interrégionale (planning et rémunération des agents)
• Gestion et suivi des médailles et décorations (médailles d'honneur de l'administration pénitentiaire, PJJ et SJ, autres décorations ministérielles et ordres nationaux)
• Gestion et suivi des délégations de signature (DI et aux chefs de structures)
• Suivi des différentes visites dans les établissements pénitentiaires et SPIP (parlementaires, autorités, groupes...)

Le chef du BAG sera amené à assister la cheffe de Cabinet sur la communication interne

Connaissances :

• Maîtrise des outils informatiques
• Management
• Gestion RH et financière

Savoir-faire :

• Capacités rédactionnelles et orales
• Capacité à prioriser et gérer les urgences
• Esprit d'initiative
• Sens de l'organisation, sens pratique

Savoir-être :

• Grande discrétion professionnelle
• Autonomie, disponibilité, rigueur
• Grand sens de l'adaptation, appétence pour le travail en équipe
• Esprit d'initiative, curiosité

Expériences professionnelles antérieures souhaitées: à voir avec le département

Offres de formation associées à votre prise de poste: à voir avec le département

Perspectives d'évolution professionnelle: à voir avec le département

• Aménagements paysagers
• GED
• Travail en équipe
• Entretien des lieux
• Autonomie
• Pro-activité
• Compétences rédactionnelles
• Traitement du courrier
• Gestion de budget
• Sens de l’organisation