Chef·Fe du Bureau des Affaires Générales - Bag - Disp GO - Aae H/F - Direction de l'administration pénitentiaire - DISP RENNES

Moyens mis à votre disposition (matériel, logiciels spécifiques, véhicules...) : à voir avec le départementComposition et effectifs du service : Un chef de service, trois adjointes administratives, un vaguemestre, un chauffeur, un agent chargé de maintenance et logistique et un agent d'accueilVotre hiérarchie : La Cheffe de CabinetVos interlocuteurs métiers : Tous les acteurs de la vie pénitentiaire de la structure et des politiques d'insertion, la Direction Interrégionale Grand Ouest.
Le Chef du BAG gère, en lien avec ses personnels, la logistique du siège de la Direction Interrégionale et le bon fonctionnement organisationnel et matériel de ses différents services :Gestion du courrier arrivée et départ, gestion de l'information générale auprès des personnels du siège DIClassement et archivage des documents arrivants et des documents produits - référent de la gestion des archives du siège DI - Gestion Électronique des Documents (GED)Accès au domaine pénitentiaire, partagé avec le centre pénitentiaire des femmes de Rennes, et aux bâtiments de la DIGestion, réservation et utilisation du parc de véhicules et des salles de réunionAccueil des nouveaux agents arrivantsSuivi de la prestation ménage des locaux, entretien des espaces verts et petit entretien/maintenance des bâtiments et matériels - commande de petits matériels, travaux menés sur les bâtiments du siège DIGestion du budget du BAG, commande de mobiliersOrganisation des conseils d'évaluationLe Chef du BAG veille donc à la bonne organisation administrative et logistique, et adapte celle-ci en permanence.Le BAG est au service de la Direction du siège. En lien avec le Chef de cabinet, il assure :Gestion de l'agenda du DI, de ses rendez-vous, de ses déplacements, rédaction et envoi des comptes-rendus de certaines réunionsPréparation et organisation des déplacements d'autorités (ministre, DAP...)Organisation matérielle des réunions de Chefs d'Établissement et de Directeurs de SPIP, mise en place de visioconférences...Accueil, planning et logistique de la plupart des réunions internes et externes, comité de direction, copil...Suivi et gestion des annuaires (en interne et pour diffusion en externe)Gestion des astreintes du siège de la direction interrégionale (planning et rémunération des agents)Gestion et suivi des médailles et décorations (médailles d'honneur de l'administration pénitentiaire, PJJ et SJ, autres décorations ministérielles et ordres nationaux)Gestion et suivi des délégations de signature (DI et aux chefs de structures)Suivi des différentes visites dans les établissements pénitentiaires et SPIP (parlementaires, autorités, groupes...)Le chef du BAG sera amené à assister la cheffe de Cabinet sur la communication interne

Connaissances :Maîtrise des outils informatiquesManagementGestion RH et financièreSavoir-faire :Capacités rédactionnelles et oralesCapacité à prioriser et gérer les urgencesEsprit d'initiativeSens de l'organisation, sens pratiqueSavoir-être :Grande discrétion professionnelleAutonomie, disponibilité, rigueurGrand sens de l'adaptation, appétence pour le travail en équipeEsprit d'initiative, curiositéExpériences professionnelles antérieures souhaitées: à voir avec le départementOffres de formation associées à votre prise de poste: à voir avec le départementPerspectives d'évolution professionnelle: à voir avec le département

• Espaces verts
• GED
• Travail en équipe
• Entretien des lieux
• Autonomie
• Pro-activité
• Compétences rédactionnelles
• Traitement du courrier
• Gestion budget
• Sens de l’organisation