Assistante - 100% - Jour - Direction des Relations avec les Usagers H/F - Centre hospitalier Guillaume Regnier Rennes

Exercer au CH Guillaume Régnier, c'est rejoindre une équipe de plus de 2700 professionnels composée de professionnels paramédicaux, de médecins, de professionnels administratifs, techniques et logistiques.

Le CHGR assure des missions de prévention, de diagnostic, de soins, de réadaptation, de réinsertion sociale, de recherche et d'enseignement.
La Direction des relations avec les usagers du Centre Hospitalier Guillaume Régnier, dirigée par une directrice assistée d'une responsable des relations avec les usagers et d'une responsable du service social, regroupe :

- Le service des relations avec les usagers

- La maison des usagers, lieu ressource pour usagers et professionnels, d'orientation associative et d'informations générales

- Le service de l'aumônerie, chargé de l'accès au culte des usagers

- Le service des majeurs protégés, assurant le suivi des mesures de protection juridique de certains patients

- Le service social

Le service des relations avec les usagers accueille, informe et accompagne les patients et leurs proches tout au long du parcours de soins, veille à la qualité de l'écoute, au respect des droits, aux attentes et réclamations, assure la médiation avec les professionnels de santé et l'orientation, contribuant à la qualité et la sécurité des soins. Il est composé d'un responsable des relations avec les usagers et d'un coordinateur de la maison des usagers.

Missions dans le cadre du service des relations avec les usagers :

- Accueil et orientation téléphonique, écrite et physique des usagers

- Réception, instruction et suivi des réclamations, y compris matérielles, en lien avec la responsable

- Organisation, préparation et suivi de la Commission des usagers

- Organisation et préparation de temps forts liés au service des relations avec les usagers et à la maison des usagers (journée visites représentants des usagers, fête de la maison des usagers, etc.)

- Planification et organisation des médiations (salles, convocations, envoi des éléments aux médiateurs)

- Gestion et traitement des demandes de remboursement des patients et professionnels auprès de l'assureur

- Gestion de l'agenda de la responsable (réunions, rendez-vous avec les réclamants)

- Suivi des projets en lien avec la responsable

- Gestion et traitement de la boîte mail de la Direction des relations avec les usagers

Missions complémentaires en soutien et relais du secrétariat du service social :

- Continuité de l'accueil téléphonique les jours de temps partiel de la secrétaire du service social

- Suivi des dossiers soumis à la signature de la direction (contrats AFT, transmission aux services internes, mise à jour du tableau de suivi)

- Suivi des conventions d'accueil temporaires en structures pour des patients

SAVOIR(S)/ DIPLOME(S) PREREQUI(S)

- Connaissance de la réglementation sociale et juridique appréciée

- Expérience(s) en conduite de tâches et suivi de dossiers en autonomie

- Expérience(s) réussie dans le domaine du secrétariat de deux ans.

- Connaissance bureautique : Word, Excel, Power-point

- Bac / Bac +2

SAVOIR FAIRE

- Faire preuve d'aisance dans l'application des procédures,

- Faire preuve de rigueur, méthode et classement sur plan organisationnel,

- Savoir déterminer les priorités,

- Discrétion professionnelle,

- Qualité rédactionnelle, connaissance des règles de l'orthographe,

- Capacité à travailler en autonomie,

- Savoir gérer des situations d'urgence.

SAVOIR ÊTRE

- Faire preuve de discrétion, d'écoute, de patience et diplomatie

- Avoir le sens du service public et des relations avec les usagers,

- Faire preuve de capacités d'analyse et de recul.

- Être doté d'un sens de l'accueil

- Respecter la confidentialité et du secret professionnel

- Respecter les règles institutionnelles

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• Orthographe
• Autonomie
• Suivi des opérations
• Excel
• Word
• Permanence téléphonique
• Patience