Assistant·e de Direction H/F - Promotion Action Animat Social

ASSISTANT.E DE DIRECTION / CHARGÉ.E D'ACCUEILCDI à temps completNOTRE ASSOCIATIONL'APRAS (Association pour la Promotion de l'Action et de l'Animation Sociale) a été créée en 1977. Elle réunit la Ville de Rennes, Rennes Métropole, le Département, Archipel Habitat, Néotoa, Espacil Habitat, Aiguillon Construction et le CCAS de la Ville de Rennes. C'est un outil commun que se donnent ses membres pour :- l'observation des populations et de l'action sociale sur le territoire rennais et l'agglomération rennaise,- le partage de diagnostics et la connaissance mutuelle,- la conduite d'actions communes ou concertées,- l'expérimentation d'actions partenariales.L'association emploie aujourd'hui 20 personnes.MISSIONS / ACTIVITÉSMission 1 : Assistant.e de direction (30% du poste)Activités : - Assiste la direction dans la prise de rendez-vous et la coordination des agendas, l'organisation des réunions et temps forts partenariaux- Assiste la direction dans l'organisation matérielle des instances associatives, des réunions de travail et des conventions de partenariat (en lien avec le/la RAF) - Assiste la direction dans la mise en forme de courriers et des documents, la rédaction des comptes-rendus- Assiste la direction dans l'organisation et la mise à jour des dossiers des serveurs et des outils de numériques de travail- Assure la gestion du standard général- Participe à la gestion du circuit courrier- Peut participer à l'organisation logistique de l'ensemble des activités de l'associationMission 2 : Assistant.e responsable administratif.ve et financier.ère (30% du poste)Activités :- Assister le/la RAF dans la saisie comptable - Récolter les variables de paie (en lien avec la chargée RH) - Participe à l'approvisionnement en fournitures et matériels de bureau, au suivi du parc informatique ; suivi et mise à jour des outils du siège : signalétique bureaux, répertoire, tel/ nom sur les bureaux et bannettes / panneaux accueil.- Peut être amené- à gérer la caisse : mouvement journalier et état mensuelMission 3 : Assistant.e équipe SORTIR ! (30% du poste)Activités :- Assure le suivi des conventions avec les communes - Participation à l'élaboration des bilans annuels et territoriaux- Effectue le classement et l'archivage - Gère les courriers de réponse aux dérogations- Assure la gestion des numéros d'utilisateur- Effectue les comptes-rendus de réunionMission 4 : Accueil (10% du poste)Activités : - Assure la moitié de l'accueil téléphonique et physique, en lien et en relai avec l'assistante administrative chargée d'accueil du pôle Animation - Prend le relais sur les logiciels métiers des activités Sortir ! et Animation de proximitéPROFILConnaissances particulières / Savoir-faire :- Maîtrise de l'environnement bureautique- Maitrise des coordinations d'agenda et du travail en réseau- Maîtrise de l'outil Excel- Connaissance des logiciels métier à acquérir- Aisance avec les chiffresQualités professionnelles / Savoir-être :- Fortes capacités d'organisation- Rigueur- Organisation- Discrétion et confidentialité- LoyautéCONDITIONSJours de travail du lundi au vendrediPoste basé à Rennes dans le 360 (Maison des associations) au 6 cours des alliésRémunération selon grille UCANSS : brut mensuel entre 2237€ et 2592€ (en fonction de l'expérience)

Experience: 12 MoisCompétences: Planification des tâches et gestion des priorités,Maîtrise de l'outil bureautique,Connaissance des logiciels métier à acquérir,Maîtrise du travail en réseau,Aisance avec les chiffres,Maîtrise des coordinations d'agenda,Maîtrise de l'outil ExcelQualification: Employé qualifiéSecteur d'activité: Action sociale sans hébergement n.c.a.Liste des qualités professionnelles:Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.Faire preuve de sens des responsabilités : Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.

• Gestion de l'emploi du temps
• Saisie comptable
• Excel
• Compte-rendu
• Gestion des rendez-vous
• Traitement du courrier