Assistant·e Administratif·ve et Ressources Humaines - Conseil Départemental d'Ille-Et-Vilaine H/F - Conseils départementaux

Assistant.e administratif.ve et Ressources Humaines à pourvoir au sein de la Délégation Générale à la Transformation. Référence du poste n°6174.

Fonctions :
En binôme, au sein du secrétariat de la direction du pôle, vous apportez prioritairement une assistance à la secrétaire générale de la Délégation générale à la transformation ainsi qu'aux directions et services de la Délégation générale à la transformation.
Vous serez particulièrement en charge de l'assistance RH et vous contribuerez au sein du pôle aux tâches d'organisation des plannings, de suivi des instances, d'accueil et d'information.
Ce poste vous permettra de développer une vision transversale du fonctionnement d'une délégation stratégique, en lien avec des interlocuteurs variés, tout en exerçant des missions concrètes d'appui administratif, RH et organisationnel.

Missions générales :
Vos missions s'organiseront autour de 2 principaux volets :

1. Assistance RH de proximité
Vous contribuez au suivi administratif des recrutements, stages, apprentissages et situations individuelles des agents de la DGT : création des demandes, préparation des jurys, convocations, courriers, transmission des formulaires RH, suivi des arrivées et appui de premier niveau aux services.

2. Assistance administrative et gestion d'agendas
Vous assurez le traitement du courrier, la gestion et le suivi de dossiers administratifs, la rédaction ou mise en forme de documents, courriers, tableaux de suivi, comptes rendus et supports de présentation. Vous participez à la préparation et à l'organisation des réunions animées par le secrétariat général, la direction de la citoyenneté, le service conseil en innovation et le bureau des projets coordination et réservation en lien avec les agendas des participants, convocations, réservation de salles, suivi des échéances et transmission des informations.

Par ailleurs, en lien étroit avec l'assistante de direction, vous contribuez à la continuité du secrétariat de la DGT, notamment sur le suivi des instances, la circulation de l'information, la préparation de supports et la suppléance ponctuelle de certaines missions.

Missions spécifiques :
Missions de continuité et de suppléance ponctuelle de l'assistante de la directrice générale de pôle :
- Planifier et réguler l'organisation du temps de la directrice générale du pôle
- S'assurer de la transmission des informations, de la préparation et des comptes-rendus des temps collectifs
- Assurer la suppléance de l'assistance de la médiation départementale (prise d'appel, transmission de la demande) en l'absence de l'assistance dédiée

Spécificités du poste :
Le poste nécessite une polyvalence et une adaptabilité forte. Il requiert en effet de traiter un grand nombre d'informations de natures très diverses, de prioriser et d'anticiper.

Le jury est prévu le mercredi 14 octobre à partir de 13h30.

Connaissances :
- Vous maîtrisez l'outil bureautique (Suite Microsoft Office), et idéalement collaboratif (Teams) ; vous êtes très à l'aise avec les outils numériques
- Vous connaissez le fonctionnement d'une collectivité territoriale d'envergure ou portez un intérêt particulier à la fonction publique territoriale et à l'action départementale.

Formation :
Idéalement issu·e d'une formation supérieure en secrétariat ou assistant·e.

Aptitudes requises :
- Autonome, vous organisez votre travail en tenant compte des priorités/délais et savez prendre des initiatives
- Rigoureux·se et disposant de bonnes capacités rédactionnelles vous êtes attentif·ve à la qualité des productions ainsi qu'au respect des délais.

Expériences :
Une expérience antérieure significative sur des fonctions d'assistance RH ou assistance de direction constituerait un atout supplémentaire
- Doté·e de solides qualités relationnelles vous êtes à l'aise pour communiquer avec différentes catégories d'interlocuteur·trice·s tout en faisant preuve de discrétion dans le traitement de dossiers sensibles.
- Réactif·ve, vous êtes en mesure de vous adapter aux imprévus et de gérer des urgences.
- Doté·e d'une capacité d'analyse, vous faites preuve de capacités d'anticipation dans la gestion des rendez-vous, réunions, déplacements.
- A l'aise avec les outils numériques, vous savez travailler dans un environnement qui évolue régulièrement (outils, organisation...)

• Gestion de l'emploi du temps
• TEAMS
• Sens du relationnel
• Logiciels bureautiques
• Compte-rendu
• Rigueur et méthode
• Pro-activité
• Respect des délais
• Gestion des rendez-vous
• Compétences rédactionnelles
• Traitement du courrier
• Esprit d'analyse
• Réactivité
• Capacité d’adaptation