Secrétaire de Direction - Cp Rennes Vezin - Aa H/F - Direction de l'administration pénitentiaire - DISP RENNES

Moyens mis à votre disposition (matériel, logiciels spécifiques, véhicules...) : ordinateur portable, téléphone fixe, logiciel Harmonie et Origine

L'adjoint administratif peut exercer toute une série de métiers bureautiques dans des domaines variés. Il est chargé dans le champs de compétence de son service, de gestion administrative d'exécution, gestion des ressources humaines, comptabilité, logistique. Il peut aussi assurer des missions d'accueil et de secrétariat. Il peut exercer ses missions au sein de l'administration centrale, des établissements pénitentiaires, des services pénitentiaires d'insertion et de probation, des directions interrégionales

Le secrétariat assure la sélection et la diffusion des informations concernant l'ensemble des courriers et des dossiers traités par la direction. Il est amené à avoir un rôle d'assistance auprès des personnes dont il assure le secrétariat. Le secrétariat gère la documentation du service.

• Gérer le courrier entrant et sortant du service.
• Assurer la prise de notes lors des réunions pour la rédaction de procès verbaux ou de compte-rendus et mettre en forme des documents (notes, lettres, rapports...).
• Assurer la gestion de l'agenda, des déplacements, des réunions, etc.
• Suivre les statistiques et tableaux de bords élaborés par l'administration
• Accueillir et orienter les personnes en rendez-vous avec les membres du service.
• Assurer l'accueil téléphonique et la réception des messages.
• Procéder au classement et à l'archivage des documents.
• Procéder à la gestion documentaire dans le cadre de la labellisation et mettre à jour les données.
• Suivre les congés de la direction.
• Établir les prévisionnels des astreintes de direction.
• Établir les prévisionnels des interventions des assesseurs en commission de discipline.
• Gestion de réservation des véhicules de l'établissement.
• Gestion du planning de réservation des différentes salles de réunions
• Gestion des autorisations d'accès à l'établissement.
• Gestion des notes de service (mise en application des consignes, déroulement des travaux, etc.)
• Collaboration directe avec le groupement privé GEPSA

Composition et effectifs du service:2 Adjoints-administratifs

Votre hiérarchie: Adjoint au directeur (n=1), le Chef d'établissement

Vos interlocuteurs métiers : Le Directeur et son Adjoint, les autorités judiciaires, tous les acteurs de la vie pénitentiaire de la structure, la Direction Interrégionale des Services Pénitentiaires de Rennes.

Connaissances

• Logiciels et applications bureautiquesRègle, processus et outils budgétaires comptables (LOLF, GBCP, CHORUS)

• Fonctionnement et l'organisation de l'Administration Pénitentiaire

Savoir être

• Communication, discrétion professionnelle
• Esprit d'initiative, rigueur

Savoir-faire

• Rédiger des notes, rapports, documents

• Capacité à rendre compte

• Capacité à organiser et à prioriser, déterminer les urgences

Expériences professionnelles antérieures souhaitées:débutants acceptés

Offres de formation associées à votre prise de poste: En fonction des plannings

Perspectives d'évolution professionnelle : :statutaire

• Statistiques
• Gestion de l'emploi du temps
• Gestion des fonds documentaires
• Chorus
• Compte-rendu
• Création d'une base documentaire
• Pro-activité
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique
• Prise de note