Secrétaire Polyvalent H/F - France Travail

Nous recrutons un secrétaire polyvalent H/F pour rejoindre notre équipe.

LE POSTE :

ACCUEIL PHYSIQUE ET TÉLÉPHONIQUE
- Vous assurez et participez à l'organisation de l'accueil physique et téléphonique. En ce sens, vous connaissez les missions générales des partenaires de la structure et du quartier afin d'orienter correctement votre interlocuteur.
- Vous assurez la gestion et la diffusion des mails et des appels téléphoniques et mettez à jour les informations, la documentation et les outils pour les professionnels chargés d'accueil

COMPTABILITÉ
- Vous participez à l'élaboration du budget de fonctionnement et d'investissement, ainsi qu'à son suivi
- Vous soutenez et accompagnez les référents pour chaque secteur d'activités dans le suivi de leur budget
- Vous participez à la création ou à l'amélioration d'outils pour la gestion financière
- Vous assurez les enregistrements comptables au quotidien (factures, encaissements) et vous établissez des états en fonction des besoins
- Vous assurer le suivi et l'enregistrement des différentes caisses et effectuez les dépôts d'espèces et chèques à la banque
- Vous utilisez le logiciel comptable et assurez le classement, l'organisation et l'archivage de toutes pièces comptables

GESTION ADMINISTRATIVE DU PERSONNEL
- Vous utilisez le logiciel de gestion du personnel et pouvez être amené à accompagner les salariés dans la pose et le suivi des congés
- Vous assurez le suivi administratif des stagiaires
- Vous mettez à jour l'affichage des documents obligatoires

SECRÉTARIAT
- Vous réceptionnez, enregistrez et diffusez le courrier aux salariés et bénévoles
- Vous assurez la prise de note, la frappe et la mise en forme de documents et en assurez la transmission aux membres de l'équipe
- Vous tenez à jour différents listings et assurez le classement papier et informatique de divers documents

LE PROFIL RECHERCHE
- Titulaire d'un diplôme de niveau Bac +2, vous avez une ou plusieurs expériences professionnelles
- Votre sens du service et vos capacités d'adaptation, associés à votre maîtrise de l'outil informatique vous permettront de mener à bien les missions qui vous seront confiées.
- Votre posture professionnelle favorisera l'accueil, la participation et l'implication des habitants et des bénévoles
- Vous êtes force de proposition et n'hésitez pas à proposer des axes d'amélioration en matière d'optimisation de la qualité d'accueil. Vous appréciez autant le travail en autonomie, que le travail en équipe.

VOUS ÊTES INTÉRESSÉ.E ? Postulez dès maintenant !

Experience: 1 An(s)

Compétences: Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Action sociale sans hébergement n.c.a.

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Etre force de proposition : Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.

• Gestion de l'emploi du temps
• Travail en équipe
• Accueil de la clientèle
• Autonomie
• Création d'une base documentaire
• Pro-activité
• Gestion des ressources financières
• Encaissement
• Force de proposition
• Gestion du personnel
• Réactivité
• Prise de note
• Empathie
• Capacité d’adaptation