Adjoint·e Administratif·ve et Technique en Charge de la Gestion des Salles - Devu H/F - Service Public

Le poste se situe au sein du pôle ressources et activités transverses, pôle intégré à la direction des Etudes et de la Vie Universitaire (DEVU). L'agent·e est placé sous l'autorité hiérarchique de la responsable de pôle et la responsabilité fonctionnelle du coordinateur fonctionnel de la gestion des salles.

- Au sein de l'équipe de la gestion des salles, l'agent·e aura pour mission principale la gestion des espaces de cours mutualisés (amphis et salles), des espaces communs et des salles de réunion mutualisées pour l'ensemble de l'établissement.
- Cette mission est assurée en collaboration avec les autres pôles de la DÉVU et en lien avec les services et composantes de l'université.


ACTIVITÉS PRINCIPALES

Assurer la gestion des salles pour l'ensemble de l'établissement :

- Traiter l'ensemble des demandes de réservation de salles ou espaces mutualisés
- Optimiser l'occupation des locaux
- Assister les gestionnaires des composantes (mail, téléphone...)
- Vérifier à la régularité administrative des demandes et documents à destination de la gestion des salles

Assurer la gestion de la BAL dédiée aux réservations des salles de réunion mutualisées

Référente gestion des salles pour des évènements ciblés: journées de rentrée, campus week

Référente gestion des salles pour les locations externes

ACTIVITÉS SECONDAIRES

- Gestion des tickets étudiants (en lien avec le Service Vie Etudiante)
- Gestion des demandes de réservation de salles pour les formations du personnel, le service des relations internationales et les certifications (ex: CLES, DELF, TCF, PIX...)
- Renfort sur des activités d'archivage: nettoyage des boîtes à diplômes

Connaissances :

- Connaissance des règles de fonctionnement de l'Université et de l'organisation des formations
- Bonne connaissance du système éducatif, notamment de l'enseignement supérieur et de la réglementation en vigueur
- Technique de communication
- Connaissance de l'application ADE

Compétences opérationnelles:

- Utilisation de l'application ADE
- Maîtrise des outils bureautiques
- Savoir rendre compte
- Mettre en oeuvre des procédures et des règles
- Capacité à travailler en équipe
- Capacités rédactionnelles

Compétences comportementales :

- Grande rigueur, sens de l'organisation
- Capacités d'écoute
- Qualités relationnelles indispensables

• Logiciels bureautiques
• Capacité d'écoute
• Compétences rédactionnelles