Assistant Administratif H/F - Departement d Ille et Vilaine

Le Département d'Ille-et-Vilaine recherche, un.e assistant.e administratif.ve en temps complet pour une durée de 6 mois.
Ce poste permet d'assurer l'assistanat à la mission des assistants familiaux (60%) et auprès du service droit protection et filiation (40%).

Le poste est à pourvoir très rapidement, les candidatures seront vues dès réception.

Missions Au titre de la mission des assistants familiaux:

- Soutenir administrativement, et en priorité, la mission de préfiguration ainsi que la gestion du service auprès de la cheffe de service;
- Gérer l'agenda, corriger, mettre en page et assurer la transmission de divers courriers;
- Organiser le tri, le classement et l'archivage des documents en lien avec les assistants familiaux;
- Organiser et participer à diverses réunions, rédiger des comptes-rendus et des documents de présentation
- En absence du collègue chargé d'instruire les AEDCA (Autorisation Exceptionnelle de Dépassement de la Capacité d'Accueil), vous prendrez le relai de ce dernier ;
- Compiler de diverses données en lien avec le recrutement et la formation des assistants familiaux ;
- Développer de certains outils (tableaux) en collaboration avec les collègues du service.

Missions : Au titre du service droit, protection et filiation :

- Assurer la gestion courante : Appels entrants et arrivées courriers pour l'accès aux données personnelles (AADP);
- Gérer les demandes AADP : Suivi et traitement des demandes et copies des dossiers selon les besoins;
- Etre garant.e de l'archivage : Traitement des versements des Centres Départementaux d'Action Sociales - CDAS (vérifications, enregistrement, archivage) et rangement dans le local archives (manutention)
- Répartir les jugements et ordonnances dans CDAS à partir du logiciel métier Iodas
- Rédiger les attestations de placement et les transmettre aux demandeurs
- Assurer la gestion des commandes de fournitures du service et à destination des enfants

Experience: Débutant accepté

Compétences: Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.

• Gestion de l'emploi du temps
• SGBD
• Appels entrants
• Compte-rendu
• Iodas
• Réactivité
• Manutention